Sebagai ujung tombak manajemen informasi, Pejabat Fungsional Pranata Humas seyogyanya bukan sekadar mampu menyampaikan sebuah kebijakan, program atau kinerja, inovasi, melainkan juga menyampaikan latar belakang mengapa tindakan itu dilaksanakan, apa tujuannya, dan apa pentingnya bagi masyarakat. Hanya dengan cara inilah masyarakat bisa memahami, menerima, mendukung serta berperan serta aktif dalam setiap langkah yang diambil oleh pemerintah.
Di era globalisasi saat ini, dengan kemajuan teknologi informasi yang sangat pesat menyebabkan perubahan kebiasaan masyarakat akan kebutuhan informasi. Dimana saat ini masyarakat selalu memerlukan informasi yang terbaru. Dengan adanya perubahan ini maka institusi pemerintah harus ikut berperan dengan mempersiapkan tata kelola kehumasan yang lebih baik.
Karena salah satu misi kehumasan institusi pemerintah adalah membangun citra dan reputasi positif pemerintah, membentuk, meningkatkan, dan memelihara opini positif publik, menampung dan mengolah aspirasi masyarakat, mencari, mengklasifikasi, mengklarifikasi, serta menganalisis data dan informasi, mensosialisasikan kebijakan dan program pemerintah, guna membangun kepercayaan publik (public trust) dengan efektif dan efisien sehingga hubungan atara kelembagaan dengan kemasyarakatan dapat selalu terbina dengan baik.
Kemudian agar fungsi kehumasan dapat terlaksana dengan lebih optimal, maka diperlukan dukungan sumber daya manusia (SDM) yang mengusai bidang manajemen kehumasan yang ditunjang dengan kemampuan teknis yaitu menggunakan komunikasi bahasa lisan dan tulisan, serta pembuatan media komunikasi dengan lebih baik. Yang dimaksud dengan kemampuan sdm di dalam komunikasi bahasa lisan adalah ketrampilan yang diperlukan dalam penyampaian informasi, memberikan presentasi sehingga dapat tercapai saling pengertian serta kesepakatan sesuai dengan kebutuhan publik.
Dan dalam rangka mewujudkan tata kelola kehumasan yang baik, Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi telah menetapkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi Pemerintah, sebagai acuan bagi seluruh instansi pemerintah di pusat dan daerah dalam membangun dan mengembangkan tata kelola kehumasan secara optimal, efektif, dan efisien yang transparan dan akuntabel.
SDM yang profesional dan berkualitas akan mampu menjalankan kegiatan diseminasi informasi penyelenggaraan negara, pemerintahan dan kemasyarakatan, antar pemerintah, dan pemerintah dengan mitra serta mampu bekerjasama dengan pers/media dengan baik dan harmonis.
Pemerintah bertindak sebagai eksekutor harus mampu menyediakan ruang dan saluran yang diperlukan untuk menyampaikan informasi kepada seleuruh elemen masyarakat. Untuk memenuhi kebutuhan masyarakat terhadap informasi serta meningkatkan intensitas komunikasi social dan media massa secara lebih intensif, maka pemerintah provinsi berupaya memberikan layanan informasi kepada publik melalui media massa secara cepat, akurat, dan up to date sesuai dengan peraturan-peraturan yang berlaku.
Dengan tujuan profesionalisme, maka hubungan masyarakat (Humas) sebagai ujung tombak pengelolaan informasi dapat ditingkatkan kualitas dan efektifitasnya, salah satunya adalah melalui peningkatan kapasitas dan kompetensi sumber daya manusia (SDM). Sehingga mengingat pentingnya revitalisasi kehumasan di lingkungan instansi pemerintah dalam upaya menciptakan tata kelola kehumasan yang baik, maka peningkatan kualitas, kapasitas dan kompetensi sumber daya manusia (SDM) di lingkungan instansi pemerintah melalui Pelatihan Kehumasan bagi Aparatur Humas Pemerintah sangatlah relevan dan diperlukan.
Pranata Humas merupakan jabatan fungsional yang keberadaannya diatur dalam Keppres Nomor 87 Tahun 1999, jabatan fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam satuan tugas organisasi yang dalam melaksanakan tugasnya didasarkan pada keahlian atau keterampilan tertentu serta mandiri.
Pranata humas sebagai salah satu jabatan fungsional PNS yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan pelayanan informasi dan kehumasan, baik informasi berskala nasional maupun daerah/lokal
Berdasarkan Permenpan No. PER/109/M.PAN/11/2005, Pranata Humas adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan pelayanan informasi dan kehumasan.
Jabatan Fungsional Pranata Humas dibedakan menjadi :
1.Pranata Humas Tingkat Terampil; pranata humas yang mempunyai kualifikasi teknis atau penunjang professional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis di bidang kehumasan. Jenjang jabatan Pranata Humas tingkat terampil ; a) Pranata Humas Pelaksana Pemula (gol II/a); b) Pranata Humas Pelaksana (gol II/b-II/d); c) Pranata Humas Pelaksana Lanjutan  (gol III/a-III/b); dan d) Pranata Humas Penyelia (gol III/c-III/d).
2.Pranata Humas Tingkat Ahli; pranata humas yang mempunyai kualifikasi professional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kehumasan. Jenjang jabatan Pranata Humas tingkat ahli ; a) Pranata Humas Pertama (gol III/a-III/b); b) Pranata Humas Muda (gol III/c) c) Pranata Humas Madya (gol IV/a-IV/c).
Dalam ketentuan umum Keputusan Menpan tersebut dijelaskan bahwa kegiatan Pranata Humas adalah melakukan perencanaan, penyediaan dan penyebarluasan informasi dan pelaksanaan hubungan kelembagaan dalam rangka meningkatkan hubungan yang harmonis antara lembaga yang ada dalam masyarakat.
Tugas pokok dan fungsi pranata humas adalah melakukan kegiatan pelayanan informasi dan kehumasan. Meliputi perencanaan pelayanan informasi dan kehumasan, pelayanan informasi, pelaksanaan hubungan kelembagaan, dan pelaksanaan hubungan personil serta pengembangan pelayanan informasi dan kehumasan. Artinya, semua tugas pelayanan informasi dan kehumasan termasuk dalam cakupan penilaian jabatan fungsional pranata humas.
Sesuai Kep. Menpan No. 117/2003 tentang Jabatan Fungsional Pranata Humas dan Angka Kreditnya, pengembangan karier dan peningkatan kualitas dan profesionalisme PNS yang menjalankan tugas di bidang informasi dan kehumasan secara fungsional.
Peningkatan SDM bidang komunikasi dan informasi sebagai agen penyedia, pengelola dan penyebar informasi publik yang baik diharapkan mampu memberikan kontribusi yang positif terhadap citra pemerintah. Pada era informasi, masyarakat sangat membutuhkan informasi, baik dari pemerintah secara langsung, maupun informasi-informasi yang diperoleh melalui media, baik cetak, elektronik, maupun online (daring).
Pranata Humas harus mampu menjaga komunikasi baik dilingkungan internal maupun eksternal. Dimana media dan publik merupakan pihak eksternal yang mesti dijaga hubungan baiknya, tetap terjalinnya silahturahmi, saling memberikan informasi, mencari solusi bersama-sama dalam mengatasi masalah yang untuk kepentingan masyarakat (kepentingan bersama).
Sejalan dengan perkembangan sistem pemerintahan yang terjadi di Indonesia sekarang ini, maka dituntut adanya paradigma baru dalam penyelenggaraan pemerintahan, yaitu paradigma sistem pemerintahan yang baik (Good Governance). Merujuk pada perkembangan kebijakan pemerintahan yang tersebut, tampaknya penyelenggaraan pelayanan pemerintahan yang baik sekarang dituntut untuk mulai mengembangkan dimensi keterbukaan, mudah diakses, dan transparan. Instansi pemerintah, baik pusat maupun daerah, mulai menyadari bahwa untuk membangun pemerintahan yang sehat dan bersih diperlukan banyaknya kritikan dan pendapat pihak lain atau pendapat publik.
Saat ini informasi telah menjadi kekuatan dominan yang bisa meruntuhkan keamanan dan kestabilan pemerintahan. Masyarakat memiliki hak untuk memperoleh informasi dari pemerintah/ badan publik, karena dilindungi oleh Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang kebebasan memperoleh informasi publik. Dengan haknya tersebut, masyarakat bisa dengan mudah bertindak dan berprasangka negatif jika komunikasi antara Pemerintah dengan masyarakat tidak terjalin dengan baik.
Otonomi daerah mendorong terjadinya perubahan paradigma penyelenggaraan pemerintahan yang mengedepankan aspek efisiensi, akuntabilitas, transparansi dan partisipatif. untuk itu harus meningkatkan kinerja agar tidak dianggap berbelit-berbelit, lamban, tidak transparan dan tidak efisien. apalagi hak masyarakat untuk memperoleh informasi terhadap program pemerintah telah dijamin negara, untuk itu harus dipenuhi.
Sejalan dengan itu, perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), diikuti dengan munculnya berbagai media massa dan sosial media. Ini membuat informasi semakin mudah diperoleh masyarakat, karena tidak ada lagi batas wilayah. Diberlakukannya undang-undang nomor 14 tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik, menjamin hak masyarakat untuk memperoleh informasi tentang apa yang dilakukan lembaga publik. Sebagai konsekuensi dari itu semua, instansi pemerintah dituntut selalu siap menyediakan informasi yang dibutuhkan masyarakat.
Pranata Humas merupakan jabatan fungsional yang keberadaannya diatur dalam Keppres nomor 87 tahun 1999, “jabatan fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam satuan tugas organisasi yang dalam melaksanakan tugasnya didasarkan pada keahlian atau keterampilan tertentu serta mandiri”. Pranata humas sebagai salah satu jabatan fungsional PNS yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan pelayanan informasi dan kehumasan, baik informasi berskala nasional maupun daerah/lokal.
Keberadaan Pranata Humas sangat dibutuhkan oleh setiap instansi pemerintahan atau selain memiliki peran penting dalam mendukung tugas pemerintahan, Humas Pemerintahan secara eksplisit diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor. 109/M.PAN/11/2005. Pasal 4 dikatakan : Tugas pokok pranata humas adalah melakukan kegiatan pelayanan informasi dan kehumasan, meliputi perencanaan pelayanan informasi dan kehumasan, pelayanan informasi, hubungan kelembagaan, hubungan personil, dan pengembangan pelayanan informasi dan kehumasan.
Dalam Pasal 1 Permenpan dan RB Nomor 6 Tahun 2014 mengatakan bahwa Jabatan Fungsional Pranata Humas adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup tugas, tanggung jawab, wewenang untuk melaksanakan kegiatan pelayanan informasi dan kehumasan. Pranata Humas adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan pelayanan informasi dan kehumasan.
Tugas pokok pranata humas adalah melakukan kegiatan pelayanan informasi dan kehumasan. Meliputi perencanaan pelayanan informasi dan kehumasan, pelayanan informasi, pelaksanaan hubungan eksternal dan pelaksanaan hubungan internal, pengembangan pelayanan informasi dan kehumasan serta melaksanakan audit komunikasi. Artinya, semua tugas pelayanan informasi dan kehumasan termasuk dalam cakupan penilaian jabatan fungsional pranata humas.
Ada empat jenis pelayanan dasar yang harus dilakukan pranata humas, yaitu:
- Fungsi nasehat, pranata humas berhak memberikan nasehat kepada pimpinan lembaga maupun kepada bagian lain, berkaitan dengan operasionalisasi ketika sebuah masalah terjadi
- Fungsi pelayanan komunikasi, pranata humas mengkomunikasikan informasi mengenai lembaga dan segala kegiatannya kepada berbagai publik yang berkepentingan melalui media yang tepat. Ini merupakan kegiatan yang berupaya membuat publik tahu dengan berbagai cara yang pantas
- Fungsi pengkajian, pranata humas berhak melakukan penelaahan opini publik yang berpengaruh kepada lembaga. Termasuk tekanan-tekanan yang bersifat sosio politik maupun undang-undang dan peraturan pemerintah yang berkaitan dan berpengaruh kepada lembaga pemerintah.
- Fungsi promosi, pranata humas berhak mempromosikan kegiatan pemerintah. Disini dibutuhkan kreatifitas dari pranata humas untuk mempromosikan lembaga kepada publik.
Pranata humas sebagai penyampai informasi kepada masyarakat harus bisa menjadi sumber informasi resmi pemerintah. Pranata humas dapat menyampaikan program pemerintah dan pembangunan yang telah banyak kita laksanakan, tetapi belum tersampaikan kepada masyarakat. Yang terlihat dimata masyarakat saat ini pemerintah belum berbuat banyak bagi kesejahteraan masyarakat. Kita sebagai pemberi informasi harus selangkah lebih maju dengan yang akan mencari informasi.
Pada prinsipnya Pranata Humas Pemerintah dituntut untuk mampu mengemas agenda setting kebijakan instansi, untuk disampaikan ke media sebagai agenda setting media dan diterima oleh publik sebagai agenda settingnya publik atau masyarakat. “Melalui penciptaan agenda setting kebijakan oleh semua Pranata Humas Pemerintah, ke depan publik akan mendapatkan informasi alternatif dan benar, sehingga masyarakat tidak lagi terbelenggu oleh “anomali” informasi yang setiap detik membanjiri ranah publik, bahkan ranah privasi seseorang.
Fungsi jabatan pranata humas di perangkat daerah tidak hanya memotret kegiatan yang dilaksanakan perangkat daerah terkait. Sebab pranata humas memiliki peran penting memberikan informasi kepada masyarakat, baik melalui media cetak, online maupun saluran informasi lainnya. Pranata Humas pada perangkat daerah harus menyediakan dan memberikan informasi kepada mayarakat dan stakeholders semua kegiatan pemerintah yang akan dan sedang dilaksanakan. Selain itu, berkomunikasi dengan masyarakat untuk memperoleh dukungan dan partisipasi masyarakat dalam melaksanakan kebijakan publik serta menjalin hubungan baik dengan stakeholders.
Pranata Humas harus mampu membangun kepercayaan publik melalui jalur komunikasi dengan menunjukkan hasil kerja nyata, mampu membangun citra positif pemerintah dan menyusun strategi komunikasi efektif serta membentuk sikap dan perilaku dari orang yang diberi kepercayaan. Dalam melaksanakan tugasnya, seorang Pranata Humas dituntut bersinergi dan berkoordinasi untuk menjadi citra pemerintah secara keseluruhan. Sinergitas perlu dibangun dalam hal pendistribusian informasi-informasi melalui potensi media yang sesuai dengan sifat-sifat demografis publik/masyarakat dengan melakukan aktivitas nyata dan membangun mekanisme aliran informasi yang baik.
Kendala selama ini, kurangnya keahlian dan keterampilan pranata humas dalam menulis, padahal pranata humas harus bisa membuat rilis tentang kegiatan dan program pemerintah dengan memanfaatkan media yang ada. Untuk itu perlu meningkatkan keterampilan dan kompetensi sdm pranata humas. Pranata humas wajib menguasai ilmu dan teknik jurnalistik, pandai memanfaatkan TIK, praktisi humas harus piawai berbicara secara lisan, menulis untuk media massa maupun media sosial.
Peran pranata humas penting dalam melaksanakan tugas dan fungsinya sebagai beranda terdepan penyelenggara negara di bidang komunikasi dan informasi. Mewujudkan keterbukaan informasi publik tidak hanya sekedar dekat dengan para awak media massa, tetapi juga memiliki kemampuan mempublikasikan informasi ke media massa, menulis di berbagai media dan mengelola sosial media secara sistematis dan sinergis. Keberhasilannya sangat ditentukan oleh peran dan kemampuan pejabat fungsional pranata humas.
Fungsi humas pemerintah pada era keterbukaan sangat strategis dalam mempengaruhi publik berpartisipasi mendukung program-program pemerintah. dalam konteks fungsi seperti ini, di samping menjadi komunikator, pranata humas harus dapat mengemban tugas selaku fasilitator mengklarifikasi berbagai isu yang timbul, sekaligus menggalang dukungan publik terhadap program dan kebijakan pemerintah. Peran humas pemerintah daerah mutlak diperlukan, sebab humas bisa mempertemukan kepentingan pemerintah dengan kepentingan publik. Pranata humas harus selalu berkreasi dan berinovasi menemukan ide-ide baru.
Eksistensi Pranata Humas sesungguhnya sangat strategis dan sangat dibutuhkan setiap PD dan instansi pemerintah, terutama dalam rangka menyampaikan berbagai informasi kepada publik yang memang wajib diketahui publik melalui saluran atau media yang tepat serta menjalankan peran kehumasannya dengan baik. Untuk itu, Pranata Humas atau Humas Pemerintah harus menjalankan tugas secara profesional seperti memahami cara berkomunikasi yang baik, memahami budaya birokrasi dan memahami adat istiadat masyarakat setempat sehingga pesan atau informasi yang dibutuhkan publik dapat disediakan atau tersampaikan dengan baik serta citra positif pemeritah secara keseluruhan dapat terwujud.
